Cómo hacer el documento electrónico de control administrativo (DeCA) paso a paso

Los datos del envío: quién contrata el transporte —el cargador contractual—, quién lo realiza —el transportista efectivo—, el vehículo que se va a utilizar, el lugar de origen, el de destino, la mercancía y la fecha prevista. También necesitarás los datos identificativos de las partes y, cuando proceda, la autorización especial de circulación. Si trabajas habitualmente con los mismos clientes, vehículos y rutas, una herramienta preparada para uso recurrente puede guardar esos datos para no tener que reescribirlos en cada envío.

El documento debe contener, como mínimo: nombre o denominación social, NIF y domicilio del cargador contractual; nombre o denominación social y NIF del transportista efectivo; origen y destino; naturaleza y peso de la mercancía; fecha del transporte; matrícula del vehículo y, si se trata de un conjunto articulado, también la del remolque o semirremolque. Cuando proceda, debe incluirse la autorización especial de circulación. También pueden añadirse observaciones o reservas solicitadas por las partes. Revisa especialmente matrículas, NIF, origen, destino y mercancía antes de emitir: la carencia o falta de datos esenciales es sancionable.

Aquí está el corazón del cambio: el DeCA no es una foto ni un escaneo del papel. Los datos deben transformarse en un PDF nativo digital, como máximo antes del inicio efectivo del servicio. El fichero no puede superar los 5 MB y debe incorporar como metadatos la fecha y hora de creación y, cuando exista, de modificación. También debe incluir un código QR con una URL única que, mediante conexión HTTPS segura, produzca la descarga directa del PDF, sin credenciales, botones ni pasos intermedios. El documento deberá conservarse durante el plazo legal —como mínimo, un año—.

Antes del inicio efectivo del servicio, el conductor debe recibir una copia del DeCA para llevarla a bordo. Puede mostrar el documento en un dispositivo móvil, llevar una copia impresa con su código QR o, durante una inspección, presentar únicamente el código QR. Lo que no vale es hacer cambios a mano sobre una copia impresa: las anotaciones manuscritas no tienen validez.

Un cambio de vehículo, de destino o de mercancía debe reflejarse en el documento. La norma admite dos caminos: actualizar el mismo documento dejando constancia del dato anterior como no válido, con la fecha y el motivo del cambio, o generar un nuevo documento con su propia URL y su propio QR, conservando el original para garantizar la trazabilidad. En ambos casos, el conductor debe disponer del documento actualizado.

Una vez realizado el transporte, el documento no desaparece. El cargador contractual y el transportista efectivo deben conservarlo durante al menos un año. Si el fichero lo genera uno de ellos, es suficiente con que el otro pueda descargarlo durante ese periodo. La URL utilizada durante el transporte puede desactivarse transcurridos siete días naturales desde la finalización del servicio, pero eso no elimina la obligación de conservar el fichero y poder aportarlo a la Inspección cuando corresponda.